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La gestion des documents numériques : un défi de taille pour les entreprises

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Les entreprises dont les activités nécessitent ou impliquent l’utilisation et l’échange d’un volume conséquent de documents, en interne comme avec l’extérieur, ont tout intérêt à trouver des moyens de gestion documentaire adaptés à leurs besoins et aux exigences de leurs métiers. L’éditique apporte aujourd’hui des solutions pratiques pour la prise en charge des documents numériques, sous forme de logiciels divers.

Le passage au numérique permet une meilleure gestion documentaire

Pratiquement toute la paperasserie administrative des collectivités et des services publics est aujourd’hui dématérialisée, imposant aux entreprises la migration vers le numérique. Outre la conformité des documents à la réglementation, l’opération offre des avantages majeurs comme le gain de temps dans le traitement, l’automatisation de la production et la réduction des risques d’erreur. Et l’entreprise fait d’une pierre deux coups en économisant sur l’achat de papier et en contribuant à la protection de l’environnement.

Néanmoins, bénéficier de tous ces atouts nécessite de mettre en place une bonne stratégie de gestion documentaire. Il s’agira alors de procéder à la modification de la chaîne de traitement des documents, en totalité.  L’usage d’un logiciel d’éditique représente une solution à privilégier. Ce type d’outil permet de prendre en charge les documents depuis la production jusqu’à l’archivage. Il est toutefois utile de préciser ici que l’adoption de cette solution impliquera une transformation plus ou moins importante de l’organisation interne de l’entreprise relative à la gestion des documents.

Pourquoi opter pour l’éditique ?

Le passage au numérique va demander de profondes modifications dans le mode de gestion interne des échanges documentaires de l’entreprise. Des différentes directions aux petits services, tous ceux qui seront appelés à intervenir sur les documents devront revoir leur mode de travail et se doter des outils technologiques adaptés. L’objectif est notamment d’avoir au final une chaîne d’information structurée et homogène qui permet à chaque entité de l’entreprise de procéder au traitement des documents en fonction des besoins, mais aussi d’optimiser le flux documentaire.

L’éditique simplifie la mise en place de la stratégie de gestion des documents de l’entreprise. De la production en passant par le traitement par les différents services et départements et jusqu’à leur destinataire final (interne ou externe) et à l’archivage ou à la destruction, il s’agit souvent d’une solution tout-en-un qui permet même de prendre en charge les exigences des moyens de diffusion digitaux et multicanaux. Le recours à un outil d’éditique et son implémentation au sein de l’entreprise nécessitera souvent le conseil et l’accompagnement de spécialiste, tout comme le choix du logiciel.

 

 

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